On taas aika alkaa tehdä suunnitelmia seuraaville kolmelle kuukaudelle. Minulla on tapana kirjoittaa ylös tavoitteet, suunnitelmat, matkat, projektit ja muut oleelliset tapahtumat kvartaaleittain. Suunnitelmat ja tavoitteet koskevat pääosin työasioita, mutta kirjaan samalla ylös myös muita oleellisia asioita, jotka vaikuttavat elämääni ja ajankäyttööni tulevina kuukausina.
Aikaa tähän kaikkeen kuluu noin puolikas työpäivä ja olen kokenut sen olevan täysin sen arvoista. Palaan suunnitelmaani useamman kerran kvartaalin aikana tarkkailemaan menevätkö asiat haluamaani suuntaan vai tarvitaanko korjausliikkeitä. Kvartaalisuunnitelma toimii myös muistilistana ja kun asiat on kerran jäsennellyt virtuaaliselle paperille, ovat ne paljon selkeämmin myös mielessä sen jälkeen.
Mitä kvartaalisuunnitelmaani sitten oikein kuuluu? Itse täytän seuraavat kohdat. Listan saa vapaasti kopioida omaa suunnittelusessiota varten. Muokkaa kohtia tarvittaessa omaan tilanteeseesi sopivaksi. Lista toimii parhaiten yrittäjille, mutta myös bloggaajille ja kaikille, joiden työ on projektiluontoista tai muuten vaihtelevaa.
- Ensin kirjaan ylös tiedossa olevat asiakkaat, blogikampanjat, muut projektit, koulutukset ja muun opiskelun, messut / tapahtumat / muun verkostoitumisen sekä matkat.
- Sitten kirjaan ylös samoista aiheista tavoitteet ja suunnitelmat. Kuinka monta uutta someasiakasta toivon saavani kvartaalin aikana, kuinka monta blogikampanjaa blogin julkaisukalenteriin mahtuu, mitä muita projekteja haluan tehdä, mitä uutta haluan oppia sekä minkä verran käytän aikaa verkostoitumiseen ja matkailuun.
- Taloudelliset tavoitteet. Mietin näitä aina sekä kuukausitasolla että lähteittäin (blogi, someasiakkaat, muut projektit). Tämä on mielestäni vaikein kohta, sillä en haluaisi asettaa itselleni liikaa paineita liian isoilla taloudellisilla tavoitteilla, mutta toisaalta haluan kuitenkin uskaltaa toivoa riittäviä tuloja.
- Ajankäyttö viikossa. Ensin lasken kuinka monta työtuntia viikkooni mahtuu huomioiden matkat, tapahtumat ja esimerkiksi lastemme päiväkotipäivät, mahdolliset lomat, pyhät ja sen sellaiset. Sitten lasken karkeasti kuinka monta tuntia viikossa käytän mihinkin projektiin tai työtehtävään. Tämä on hyvin karkea arvio ja jätän aina tilaa myös spontaanille tekemiselle. Lähinnä haluan tarkistaa että kaikki haalimani työt on mahdollista hoitaa annetussa ajassa. Tässä kohdassa toitotan itselleni myös oman myyntityön ja markkinoinnin tärkeyttä. Niille täytyy muistaa ottaa aikaa.
- Lopuksi teen vielä kuukausittaisen suunnitelman, johon kokoan kaikki edellä mainitut kohdat ja johon kirjaan myös muita huomioita siitä, mikä missäkin kuussa on tärkeää ja mitä tulee ottaa huomioon. Se toimii myös tehtävälistanani. Aikataulutan kuukausittaiseen suunnitelmaani aina myös seuraavan kvartaalisuunnitelman teon. Se on hyvin tärkeä kohta.
Minkä verran sinä suunnittelet tekemisiäsi? Oletko samanlainen listojen ja taulukoiden tekijä kuin minä vai menetkö vaan virran mukana päivä kerrallaan? Minkä suunnittelu on helpointa? Entä vaikeinta?
Jos et ole vielä koskaan kirjannut ylös tavoitteitasi ja suunnitelmiasi niin kokeile ihmeessä edes yhden kvartaalin ajan. Olen varma että tekemisesi pysyy paremmin hanskassa, ajankäyttösi tehostuu ja pääset sukkelammin tavoitteisiisi.